Con grandes volúmenes de datos de clientes almacenados, las estadísticas demuestran que hasta un 30% de los registros de una organización pueden estar duplicados. Pero ¿cómo deduplicar los datos de una manera eficiente? Aquí te compartimos 5 mejores prácticas de deduplicación de datos que pueden contribuir a eliminar registros duplicados.
La duplicación de datos de clientes es un desafío común para muchas empresas, ya que los registros duplicados crean problemas para contactar correctamente a los clientes, quitan eficiencia a los procesos de trabajo afectando la productividad y, en consecuencia, disminuyen la rentabilidad.
Los responsables de datos en las organizaciones deben gestionar cada vez más volúmenes de información, dificultando el objetivo de disponibilizar registros únicos y confiables en sus sistemas y bases de datos.
Afortunadamente, hay varias estrategias que una organización puede implementar para mitigar los daños que causan los registros duplicados.
- Utilizar controles de validación en la entrada de datos
Contar con controles estrictos de validación en todos los sitios de entrada de datos ayuda a minimizar la deduplicación de registros. ¿Cómo se logra? Asegurando que los datos de entrada se ajusten al tipo y formato de datos requeridos y que los mismos se encuentren dentro de estándares aceptados por la compañía. Esta práctica contribuye en gran medida a que los datos sean completos, válidos y precisos. Los procesos de normalización y validación son aliados poderosos para la detección temprana de registros duplicados.
Otra variable clave en este sentido es asegurar que estos controles no sólo se apliquen a nuevos registros, sino que se desarrollen controles que detecten en la base de datos un registro existente que coincida con el entrante. En estos casos, en lugar de crear un nuevo registro, el sistema debería actualizarlo. Muchas empresas han incorporado controles para que el cliente también resuelva sus propios datos duplicados.
- Ejecutar procesos de deduplicación mediante herramientas automatizadas
Utilizar una herramienta tecnológica para la deduplicación de datos de es una de las soluciones más efectivas para identificar y limpiar registros duplicados. Entre sus funcionalidades básicas se encuentran la posibilidad de estandarizar los datos, encontrar con precisión coincidencias exactas y no exactas, y también reducir el trabajo manual de revisión de grandes volúmenes de información.
- Usar reglas y criterios de deduplicación de datos
Los especialistas deben tener cuidado al deduplicar datos, asignando incluso diversos criterios de deduplicación para cada campo de dato. Por ejemplo, tener dos registros de datos con el mismo correo electrónico, puede implicar una alta probabilidad de un dato duplicado. Pero si dos registros coinciden en la dirección / domicilio, entonces no es necesariamente un dato duplicado, porque puede tratarse de un grupo familiar.
Implementar criterios de deduplicación, fusión y depuración de datos es clave para asegurar un registro único de clientes.
- Aplicar el enriquecimiento de datos
Una vez que haya determinado la lista de coincidencias que existen en su base de datos, es crucial analizar esta información antes de que se puedan tomar decisiones de fusión o depuración de datos. Si existen múltiples registros para una sola entidad y algunos representan información inexacta, entonces es mejor limpiar esos registros. Por otro lado, si los duplicados están incompletos, la combinación de datos es una mejor opción, ya que permitirá el enriquecimiento de datos y los registros combinados pueden agregar más valor a su negocio.
De cualquier manera, los especialistas deben trabajar para lograr una vista única de su información o Vista única del cliente.
- Supervisar los indicadores de calidad de los datos
Un esfuerzo continuo para mantener los datos limpios y deduplicados es la mejor manera de ejecutar cualquier estrategia de deduplicación de datos. Una herramienta que ofrece perfiles de datos y funciones de gestión de calidad puede ser de gran utilidad aquí. Es imperativo disponer de indicadores de calidad de datos que permitan evaluar qué tan precisos, válidos, completos, únicos y consistentes son los datos que se utilizan en la compañía.
Conclusiones:
A medida que las organizaciones continúan agregando aplicaciones de datos a sus procesos comerciales, se ha vuelto necesario contar con estrategias de deduplicación de datos. Iniciativas como las mencionadas en esta nota pueden contribuir en el logro de una calidad de datos confiable en la organización.
Trabajar en la coincidencia de datos, identificando y eliminando registros duplicados en sus sistemas y aplicaciones, que sean capaces de establecer vínculos entre individuos y organizaciones es sin dudas, la puerta de entrada a la vista única de clientes.
¿Avanzamos juntos?
